Zebra eHR人力資源系統管理改善行政工作

時間 :10:51 取得文章短網址

文章分類 : Business Tech, Cloud

隨著中國經濟高速發展,企業對人力資源管理軟件的需求不斷增加,根據 IBISWorld 估計人力資源管理及支薪等軟件將由 2011 年起至未來 5 年裡,平均按年增長 5% 至 2016 年達40億美元,以往企業多數採用成熟度較高的外國產品,但由於外國的法規與本地不盡相同,本地開發的人力資源管理軟件反而更能適應本地的市場要求。去年,不少企業為著人力資源管理軟件能符合香港政府實施最低時薪 28 元的規定而積極升級系統,未來一年標準工時的立法也被社會高唱入雲,一套能完全適應地區化的 eHR 人力資源系統,對本地企業來說可謂迫在眉睫。

Zebra eHRIS 的主畫面,員工的每項資料可度身訂造

Zebra eHRIS 的主畫面,員工的每項資料可度身訂造

不少中小企的人力資源部門為了減輕公司內部人員的重擔,都會將員工的計薪等工作交由人力資源外判公司負責,但這些工作需要大量的人手,才能計算公司內需支付員工的款項,包括工資、報稅表、報銷款項及強積金計算。事實上,國外已經流行的外判服務,在香港仍屬於年輕的行業,不少企業需要適應這種方法。

Zebra Strategic Outsource Solution Limited (施伯樂) 是一家香港的人力資源外判公司,其 Zebra eHR 組合是一套完善和靈活,而且可全面配置的雲端網上人力資源流程應用程式組合。施伯樂設計了數個靈活有彈性的方案,企業除可選擇購買永久性的系統授權,也可選擇以 SaaS 模式每月付費租用系統,或是委託施伯樂提供人力資源外判服務。

除此之外,系統除了使公司內部的人力資源部可使用他們自動化的,也適用於從事人力資源外判公司的同業,透過這個系統讓其公司能為客戶提供服務和協作。

Zebra eHR 組合包括以下的六個主要功能:
1) eHRIS–人力資源資料系統
2) eLeave–網上申請及管理假期
3) ePayroll–網上管理支薪表
4) ePayslip–網上查閱糧單
5) eTax–網上管理稅務資料
6) eTMS–網上工時管理系統(最新推出)

通過網頁界面可查詢及更新員工資料

通過網頁界面可查詢及更新員工資料

1. 符合最低時薪法例規定!

施伯樂業務發展經理陳言洛表示:「隨著去年最低工資法例實施後,很多人力資源部門主管已經向我們查詢如何確保公司能滿足法例要求。由於實際時薪的計算複雜,當中牽涉員工的實際工作時數和扣除該月相關有薪假期 (包括假日,有薪年假及病假) 後的實際薪金。因此,即使同一名員工, 每月的實際時薪亦不相同。面對大量的運算工作,人力資源系統的重要性不言而喻。而很多客戶現行的人力資源管理系統已經運行了 5 至 10 年,架構仍是採用上一代的單機或客戶端/伺服器模式,未必支援現代的 Web-based 雲端操作如網上請假,工時及超時工時計算等。人力資源部門可藉此重新檢視現行系統的功能是否能配合部門未來的需求。另外,施伯樂的 Zebra eHR 也會緊貼未來一年標準工時一旦立法後,系統須加入計算準則的需要,因為有關記錄僱員的總工作時數規定亦不可忽略。」

eLeave 中管理人員可以了解各同事的放假時段

eLeave 中管理人員可以了解各同事的放假時段

2. 加強功能模組系統整合

按照法例要求,Zebra eHR過去一年已加入 eTMS 模組(時間管理系統),它是一個開放式系統,可與其他的考勤系統,例如與指紋機、打卡機作記錄聯繫,從而記錄員工的上下班、輪班及加班時間,再按照規定計算時薪。eTMS 是一個可協助企業管理員工的上下班時間的系統。Zebra 認為現時企業比以往更需要計算工時,因為自去年中政府已實施最低工資法例,另外今年預計將會實施標準工時法例。對此,Zebra 對企業的建議是公司對員工的工時要有基本認知。現時需要有一個確切的工時記錄,因為工時可幫助公司計算最低工資,而透過他們的 eTMS 或 eLeave,便可使用電子化的模式輕鬆計算,更在員工與公司對工時有爭議時提供實際證據。這是有效處理投訴的方法,同樣,標準工時也是同一原理。

主管可在 eLeave 中審批是否容許員工申請放假

主管可在 eLeave 中審批是否容許員工申請放假

陳言洛表示,eLeave(員工申請管理假期系統)最近也更新到 1.5 版本。它是一個雲端的應用,能讓員工登入到網絡,管理自己的假期申請,系統會幫助員工計算已申請多少次數及餘下的假期,更新他們的最新情況達到自助式的假期申請,同時經理可以批准下屬的假期申請,監察下屬的假期申請情況,而管理員可設定假期形式,例如每年可申請的日數,或是每次的長度,或是按員工服務年期製定。Zebra 的系統有報告給客戶,以作日後調查之用。

利用 ePayroll 為員工打印符合 I.R.56B 稅務資料

利用 ePayroll 為員工打印符合 I.R.56B 稅務資料

過去一年,在 ePayroll 模組方面,施伯樂已更新至 2.0版本,除可以扣除假期的薪資和再計算時薪外,人力資源部門主管可以即時查看每名員工的時薪是否符合法定最低工資。若未能達到,僱主需向員工繳付差額,而有關的稅單及強積金供款也會自動作出修訂。另外,不同公司對時薪計算的方法未必相同,系統新版本加入方程式設定功能,容許客戶自訂時薪計算方程式及報表製作樣板,可以加快系統部署。

企業一般除了實際工資的處理,還有其他比較瑣碎的款項要兼顧,例如一些補貼或報銷等,有些可能要即時處理的款項,或是自動轉賬給銀行,強積金,報稅的計算等瑣碎款項。ePayroll均可同時兼顧,而員工也可在網上看到ePayslip 的收據。Zebra 的eHR 系統可自動生成強積金的供款表格及報稅表格等。而員工也可以在網上看到該財政年度的報稅表格以方便報稅。

ePayroll 列印 I.R.56B 資料時的預覽畫面

ePayroll 列印 I.R.56B 資料時的預覽畫面

另外要計算新加入的員工的工資,即將離職的同事的工資及年假等問題,在報稅的計算ePayroll 系統均可幫助跟進處理。還有很多要填表格的事項在系統上網上按鍵即可完成,而且出來的是 PDF/ Excel 格式。由於所有工序均電子化進行,因此計算錯誤的機會比較微。

3. 計劃開發手機應用

面對現時越來越多的行動程式。陳言洛表示,他們的人力資源系統讓客戶可在手機上登入他們的網頁,考慮於下半年推出 iPhone App,讓員工可以在 eLeave 上申請或批准請假。另外為標準工時立法方面的準備,系統將會有更新,讓經理面對不同員工的加時情況而計算工資,因有時候員可能是自發性增加工時,並不是經理的要求,那在申請時經理可選擇會否批准,方便經理處理及計算工資,也避免了不必要的爭論。

4. 配合中國國情!適合兩地使用

Zebra eHR 的eLeave 系統已把中國的政策包括在內,準備他們進入內地市場,他們即將協助客戶在內地開展使用他們的服務。

1. 減輕人力資源管理壓力

Zebra eHR令企業在處理假期申請及管理、管理支薪表、查閱糧單及管理稅務資料的工作流程上更自動化,員工可採用自助服務形式查閱資料,大大減省人事部的工作壓力,而且能準確而有效地保存人事記錄。以往人力資源管理部門的主要工作只是處理出糧,但隨著強積金計劃、僱傭 (修訂) 條例 (簡稱713)、以及法定最低工資條例通過,有關部門的工作量便開始大增,使用 Zebra eHR 人力資源管理系統正可減輕他們的工作壓力,減少勞資矛盾,例如什麼時候要計算時薪?什麼時候不需要?僱員假期或用膳時間應否計算薪酬,目前仍由勞資雙方協商,企業可以利用 Zebra eHR 處理各種計算難題,令人力資源管理部門的同事工作更輕鬆,員工對公司管理更滿意。

 

2. 盡享雲端運算好處

Zebra eHR 採用 SaaS(Software as a Services)的交付模式,對加強人力資源管理幫助很大,因為客戶不用為軟硬體基建、資料儲存、系統維護等問題操心及付出高昂成本,Zebra eHR 方案更能符合中小企的預算。方案採用 Linux 及開放源碼技術開發,客戶可以在 eHR 執行 ePayroll,再利用 ePayslip 將糧單發放給所有員工。
根據客戶的實施經驗,使用 Zebra eHR 後一般可節省 10 至 15% 人力資源管理工作,而員工查詢假期的時間可減少 70% 以上如一併採用施伯樂人力資源外判服務,可進一步減省 5 成人力資源管理工作。Zebra eHR 的客戶包括金融銀行機構、上市公司、中小企業、非政府組織、時裝公司、教育機構等等。

陳言洛表示,在九龍塘有一個大型商場使用他們的 人力資源外判服務及eHR系統。該商場使用了 有關服務及軟件三個月,為他們減少了大量的文書工作,而且這系統亦可處理他們原先系統不能處理的問題。

Zebra Strategic Outsource Solution Limited
網址:http://www.zebra.com.hk
電話:(852) 2116 8130

你可能會對以下文章有興趣:

Leave a Reply

Your email address will not be published.