如何用更短時間做更多的事情

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大約在一年前,我非常熟悉的一位首席執行官處在精疲力竭的邊緣,所以她決定著手改造他的業務生活規律。她想要工作的時間更少,但是仍然想要看到她的公司繼續迅速增長。誰不想這樣,是不是?事實上,她的目標就是讓她的業務翻倍,同時每週只工作四天。在她追求這樣的生活一年後,我與她聯繫問她事情進展得如何。

她說她的生意做得驚人的好,結果甚至比她曾經制定的過高預期還要高。她是如何做到的呢?關鍵就是她改變了一些長期以來的習慣。在下面她解釋了她制定的一些變化,這些變化允許她和她的公司效率更高。

1. 每天查看電子郵件 2 到 3 次

永遠不要把這當作是早上的第一件事情——作為首席執行官,我發現我在繁忙的工作和其他人的優先事項上花費了太多時間。減少我查看電子郵件的次數,每天給我釋放出大量的時間。我還學會了如何使用微軟的 Outlook 的功能(尤其是電子郵件規則),設定將日常電子郵件歸檔到文件夾,這樣我就可以在我方便的時候進行批處理和閱讀,同時也不會因為單個的電子郵件而分心。

2. 建立溝通規則:

* 電子郵件不適合處理緊急問題。我的規則是「如果你迫切地需要與我對話,那麼就給我打電話」。

* 會議管理。在預設情況下,會議時間是 30 分鐘(而不是 60 分鐘),除非另有需要的時候再調整時間。如果沒有提前 24 小時通知的議程,那麼它們出現在日曆上也是不可接受的。

* 會議只是用來討論問題的。這就意味著它們不僅僅是為了溝通——溝通可以通過其他更有效的方式完成。

3. 列出一個你要與團隊討論的問題列表

很多時候一週每天都在辦公室出席會創造出「非正式社交會議」可用的環境,這是非常沒有效率的。列出一個與團隊重要成員要討論的問題列表,然後使用預定的時間馬上說出所有的問題,這樣就限制了一次性會議的頻率和效率低下問題。你還可以從比較獨立的人身上獲得額外的好處。

在這過程中她學到的東西如下:

* 提高的生產效率——釋放時間的同時我的心靈也得到釋放。首席執行官能帶給他們公司的最有價值的東西就是透明度和判斷力。這需要從日常執行的暴風雪中抽出時間才能做到。

* 專注於做重要的事情而不是所有事情都做——制定溝通規則不僅改變了我對日常貢獻的看法,它也改變了我的團隊成員處理他們的工作量和生產效率的方法。

* 一種改善的工作生活平衡——這看起來可能有點變化,但是就是這每週額外的一天確實幫助我改善了我的精神狀況和身體健康狀況。

這是有可能的。你也可以做到。在這種情況下,過渡花了大約三個月的時間才完成,因為會議和用家的關係,一天休息計畫還有一些例外的情況。然而,我每週一成功休息的幾率在 75%,而事情也變得越來越好。

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