Aoba DMS 2.0雲端版強化文件註解協作修訂功能

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為配合Web 2.0 及雲端運算的發展趨勢,青葉浩勤訊息管理有限公司 (Aoba Hopkins Information Management Ltd.) 宣佈推出 Aoba DMS 2.0 雲端版,全面加強在雲端平台上的文件註解及協作修訂功能。

企業要在現今競爭激烈的市場中脫穎而出,必須利用最先進的技術提升辦公室的生產力和降低成本。辦公室內的文件流程若能雲端化,除了可將流程協作擴展至流動辦公室加快決策流程外,更有助減低儲存增長下的維護時間、簡化擴展性和管理性。

Aoba DMS 港澳及南中國開發商青葉浩勤業務總監馬恩明說:「文件流程系統雲端化,可將業務關鍵流程跨越地域協作,銷售和決策者更可於行動裝置進行審批和處理,甚至可將文件經行動裝置數碼化上傳至公司伺服器,減少後勤人手處理。Aoba DMS 2.0 雲端版全面配合近年智能手機及平板電腦迅速發展需求,新增文件註解及協作修訂功能,滿足客戶行動辦公的需要。」方案還支援版本控制,可追溯更新記錄。馬恩明說:「任何資料更改,參與文件工作的隊員能即時收到電郵通知,流程參與者更可知道工序部分停在哪裡,若逾期未被處理,可自動下放至其他人員跟進,減少項目受阻。」Aoba DMS 2.0 雲端文件管理方案以開源技術作為基礎,除具備上述的基本功能外,更加入了多種自主開發的功能,包括電子表格及指定目錄儲存、強化的光學字符辨認 (OCR) 和平板電腦整合等等。

「企業文件電子化時最令人頭痛的,莫過於如何自動將不同文件分類。Aoba DMS 可整合 Kodak 的專用文件掃瞄方案,快速掃瞄不同厚薄、不同大小和不同底色的文件,並根據辨認文字和條碼將不同文件分類,也可以設定預先指示系統在收到不同類型的文件時,自動把文件儲存至DMS 系統中對應的位置。」馬恩明說。

OCR 更可抽取表格內容自動生成文件,免除人手操作的麻煩,方便用家對電子化的文件進行全文搜尋和建立標籤。由 Aoba DMS 2.0 改良的 OCR 可辨認繁簡中文,英文和日文字元等。對面向經常要處理大量文件來往的中外廠商、或與外國公司有密切關係的企業特別適用。Aoba DMS 2.0 同時支援以 iPad 等平板電腦作手寫簽名和文件批核,員工不但可輕鬆上手,工序更不會因為管理人員出差等理由而推遲,有效防止客戶流失。

Aoba DMS 2.0 除提供伺服器專用的安裝版本外,亦可配合雲端方式使用,對無暇管理伺服器、難以預料系統擴充需求的企業十分適合。雲端的設計亦可為公司內部員工和客戶提供協作平台,加強互相之間的溝通,為與客戶未來進一步合作舖路。

青葉浩勤訊息管理有限公司
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馬恩明
電話:+852 3929 4887
電郵:daniel.ma@ahimhk.com

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